Wystawianie i drukowanie paragonów w sprzedaży on-line.

Data sporządzenia: 30 października 2023 r.
Pytanie: 
Czy sprzedając towary on-line osobom fizycznym musimy używać kas rejestrujących i dostarczać paragony naszym klientom?

Odpowiedź:

1. Zgodnie z Ustawą o VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży internetowej na rzecz konsumentów (tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz tzw. rolników ryczałtowych, zwanych dalej "Konsumentami") mają szereg obowiązków związanych z dokumentowaniem takiej sprzedaży internetowej.
2. Są to w szczególności:
   • obowiązek ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kas rejestrujących (kas fiskalnych);
   • obowiązek wystawiania i dostarczania Konsumentom paragonów fiskalnych z kas fiskalnych ("Paragony");
   • obowiązek drukowania Paragonów;
   • obowiązek przechowywania kopii Paragonów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
3. Jednym z najbardziej newralgicznych w transakcjach internetowych jest obowiązek wystawiania i dostarczania Konsumentom Paragonów. W tym zakresie Ustawa o VAT stanowi, że sprzedawcy są zobowiązani do wystawienia i doręczenia Konsumentom Paragonu lub faktury w formie papierowej lub elektronicznej, jeżeli Konsument wyrazi na to zgodę. Jednocześnie, na żądanie Konsumenta, sprzedawca jest obowiązany wystawić fakturę VAT, jeżeli żądanie to zostanie zgłoszone w terminie trzech miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.
4. Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Jeżeli faktura dotyczy sprzedaży ewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u sprzedawcy dołącza się paragon dokumentujący sprzedaż, zawierający dane identyfikujące fakturę. Organy podatkowe potwierdzają, że nie ma konieczności wystawiania (przesyłania) Paragonów Konsumentom, w sytuacji gdy transakcja sprzedaży e-commerce jest dokumentowana fakturą VAT, a paragon fiskalny jest archiwizowany poprzez dołączenie go do kopii faktury pozostającej w ewidencji sprzedawcy (zob. interpretacje podatkowe z dnia 20 marca 2023 r., nr. 0114-KDIP1-3.4012.18.2023.3.JG, z dnia 13 lipca 2022 r., nr. 0114-KDIP1 3.4012.219.2022.2.PRM, z dnia 28 grudnia 2021 r., nr. 0111-KDIB3-2.4012.857.2021.1.SR, z dniem 8 lutego 2022 r., nr. 0112-KDIL3.4012.486.2021.1.MC).
5. Mając powyższe na uwadze, sprzedawcy internetowi zamieszczają w swoich regulaminach postanowienia, na podstawie których klienci żądają wystawienia faktury do wszystkich zamówień i - jednocześnie - akceptują stosowanie e-faktur lub faktur elektronicznych (które są dostarczane klientom drogą elektroniczną). Wówczas, pomimo obowiązku wydrukowania papierowego Paragonu, Konsument nie otrzymuje ani papierowego, ani elektronicznego Paragonu, lecz wyłącznie fakturę elektroniczną, dokumentującą każdy zakup. Wydrukowany paragon jest przechowywany u sprzedawcy internetowego.