Podwyższone koszty obniżające dochód do opodatkowania pracowników tworzących utwory chronione prawem autorskim.

Data sporządzenia: 13 listopada 2023 r.

Pytanie:

Jakie są warunki zastosowania 50% kosztów uzyskania przychodów do honorariów autorskich?

Odpowiedź: 

1. Standardową kwotą rocznego kosztu uzyskania przychodu dla przychodów ze stosunku pracy jest ryczałt w wysokości 3.000 PLN lub 3.600 PLN, jeśli pracownik pracuje w innej miejscowości niż miejsce zamieszkania). Oznacza to, że tylko tak niewielka kwota jest odliczana od przychodu pracownika podlegającego opodatkowaniu, dając podstawę opodatkowania według skali podatkowej 17% (12% od 1 lipca 2022 r.) - 32% podatku dochodowego od osób fizycznych (nie komentujemy ewentualnych zwolnień, które mogą mieć zastosowanie do poszczególnych pracowników, ani kwestii związanych ze składkami na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne).
2. Powyższe odliczenie wzrasta do 50% i ma zastosowanie do tej części przychodu pracownika, którą otrzymuje on za przeniesienie praw autorskich do określonego utworu ("Koszty Autorskie"). Koszty Autorskie podlegają limitowi, co oznacza, że nie mogą być wyższe niż 120 000 zł rocznie (limit na 2022 r.). Jeśli pracownik korzysta z tzw. "ulgi dla młodych", suma Kosztów Autorskich i przychodu objętego ulgą nie może przekroczyć powyższego limitu.
3. Koszty Autorskie mają zastosowanie, jeśli spełnione są poniższe warunki:
   • Konkretny utwór chroniony prawem autorskim został rzeczywiście stworzony. Oznacza to, że rezultat działalności twórczej musi mieć postać konkretnego utworu. Utwór taki powinien być oryginalny, zawierać obiektywnie nową wartość oraz posiadać cechę indywidualności, tj. stanowić rezultat samodzielnej, twórczej pracy o indywidualnym charakterze. Kolejne wersje tych samych utworów kwalifikują się na utwór autorski, jeżeli są na tyle istotne, że powodują, iż utwór pierwotny uzyskuje nową oryginalną cechę, której wcześniej nie posiadał;
   • Istnieje dowód potwierdzający stworzenie utworu chronionego prawem autorskim. Oznacza to, że pracodawca i pracownik powinni prowadzić ewidencję stworzonych utworów autorskich. Pracodawca musi potwierdzić przyjęcie utworów, gdyż jest to niezbędne do ustalenia momentu, w którym utwory zostały mu przekazane przez pracownika. Pracodawca i pracownik powinni również udokumentować stworzenie określonych utworów w formie oświadczenia. Obowiązek składania takich oświadczeń może wynikać z umowy o pracę lub innych regulacji wewnętrznych. Z konkretnego oświadczenia musi jasno wynikać, jakie konkretne utwory zostały stworzone;
   • Zostało ustalone honorarium autorskie za stworzenie konkretnych utworów chronionych prawem autorskim. Oznacza to, że jedną część wynagrodzenia pracownika stanowi honorarium za eksploatację lub rozporządzanie przez pracownika utworami chronionymi prawem autorskim (lub przeniesienie przez niego praw do utworów na pracodawcę). Druga część wynagrodzenia pracownika stanowi wynagrodzenie za wykonywanie przez pracownika innych obowiązków wynikających z umowy o pracę.
   • Honorarium autorskie jest wypłacone za wykorzystanie/zbycie praw autorskich przez autora. W tym kontekście, polskie przepisy prawa autorskiego przewidują dwa sposoby nabycia przez pracodawcę praw do utworów autorskich stworzonych przez pracownika, tj. (a) nabycie następcze oraz (b) nabycie pierwotne. Nabycie następcze oznacza, że przed przyjęciem utworu autorskie prawa majątkowe przysługują twórcy. Dopiero w wyniku przyjęcia utworu pracodawca nabywa autorskie prawa majątkowe do utworu. Innymi słowy, dopiero z chwilą przyjęcia utworu dochodzi do rozporządzenia majątkowymi prawami autorskimi. Stąd też, przykładowo, w przypadku programistów umowa o pracę musi przewidywać mechanizm, w którym prawa autorskie do programu komputerowego przysługują pracownikowi, a dopiero w drugiej kolejności nabywa je pracodawca. Dopiero takie późniejsze nabycie kwalifikuje się do odliczenia Kosztów Autorskich
4. Aby wprowadzić Koszty Autorskie u siebie w firmie, należy przede wszystkim przeprowadzić badanie due diligence obecnych ustaleń w zakresie utworów chronionych prawem autorskim, w ramach którego należy przeanalizować: (a) umowy o pracę, które pracodawca zawarł z pracownikami oraz (b) strukturę organizacyjną pracodawcy, a także jego wewnętrzne regulacje dotyczące organizacji pracy.
5. Wynikiem badania due dilligence może być konieczność przygotowania procedur wewnętrznych dotyczących:
   • powiadamiania pracodawcy, przez pracowników, o utworach chronionych prawem autorskim;
   • kwalifikowania utworów chronionych prawem autorskim przez pracodawcę;
   • przyjmowania utworów autorskich przez pracodawcę;
   • rejestracji i przechowywania utworów autorskich przez pracodawcę;
   • ustalania wynagrodzenia za stworzenie utworów chronionych prawami autorskimi.
6. Wynikiem badania due dilligence może też być konieczność wprowadzenia zmian w umowach o pracę obowiązujących w firmie.
7. Wprowadzenie podwyższonych kosztów uzyskania przychodów dla autorów wiąże się z potencjalnymi ryzykami dla pracodawcy. Pracodawca musi liczyć się z odpowiedzialnością jako ustawowy płatnik podatku PIT, wynikającą z tego, że wypłacając wynagrodzenie swojemu pracownikowi jest zobowiązany do pobierania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, z uwzględnieniem należności do których stosują się Koszty Autorskie. Nieprawidłowości w dopełnieniu tego obowiązku (np. brak uprawnienia do stosowania Kosztów Autorskich, które mimo tego zostały zastosowane) mogą skutkować odpowiedzialnością finansową pracodawcy do wysokości zaliczki, którą pracodawca był obowiązany pobrać, wraz z odsetkami lub/oraz odpowiedzialnością karno-skarbową osoby odpowiedzialnej za rozliczenia podatkowe w organizacji pracodawcy (kary mogą mieć postać grzywny w wysokości od 10 do 720 stawek dziennych lub/i kary pozbawienia wolności do lat 2).
8. Pracodawca może być też zobowiązany do zaraportowania tzw. schematu podatkowego, w oparciu o znamiona testu głównej korzyści oraz ustandaryzowaną dokumentację. Kryterium głównej korzyści jest spełnione wtedy, gdy korzyść podatkowa jest główną lub jedną z głównych korzyści, jakie podmiot spodziewa się uzyskać z danego uzgodnienia. Niedopełnienie obowiązku sprawozdawczego stanowi przestępstwo skarbowe zagrożone karą grzywny do 720 stawek dziennych.